La semaine dernière je vous expliquais dans un article pourquoi il était important d’opter pour une adresse e-mail avec un domaine personnalisé. Dans cet article je vais vous montrer en quelques étapes : comment faire pour donner un look professionnel à votre adresse e-mail et enfin gagner la confiance de ses clients. Si vous utilisez toujours votre adresse e-mail personnelle ou gratuite pour échanger avec vos clients ou fournisseurs, je vous invite fortement à lire mon article « Les 5 raisons d’opter pour une adresse e-mail avec domaine. » 🙂

Assez blablater, pour les convaincus, je vous livre une petite liste d’incontournables pour améliorer l’apparence de votre adresse e-mail en quelques étapes.

Comment avoir une adresse e-mail professionnelle c’est par là !

Nous allons tout d’abord commencer par les petits détails techniques qui permettra de mettre en service notre boite e-mail afin de pouvoir émettre et recevoir des e-mails. Puis, je vous donnerai quelques astuces pour construire votre adresse e-mail professionnelle.

Étape 1 : Commander un nom de domaine

C’est en commandant un domaine que vous allez pouvoir obtenir une adresse e-mail professionnelle et personnalisée comme par exemple jean@votreentreprise.fr et marie@votreentreprise.fr. Votre domaine vous donnera accès au contrôle des différentes messageries que vous aurez décidé de créer. Ainsi vous pourrez

  • Créer des listes de diffusion
  • Configurer le transfert des messages vers une ou plusieurs adresses
  • Configurez une réponse automatique à tout message électronique venant à votre adresse électronique en cas d’absence ou de départ en vacances.
  • Filtrer les spams et activer un anti-virus

Si vous êtes à l’aise avec les sites de vente de nom de domaine, il existe de nombreuses solutions en ligne si vous recherchez « Achat nom de domaine ». Si vous n’êtes pas à l’aise avec cette méthode, vous pouvez à tout moment faire appel à nous !

Étape 2 : Créer des adresse e-mail distincts pour les différents collaborateurs

Grâce à votre nom de domaine, vous pourrez créer plusieurs adresses e-mail pour les différents collaborateurs. Vous pouvez créer différentes adresses e-mail liées au nom et prénom de vos futurs collaborateurs comme par exemple jean.baptiste@votreentreprise.fr ou des adresses en fonction des pôles comme par exemple support@votreentreprise.fr. Cela évite d’encombrer vos collaborateurs avec des e-mails qui ne leurs sera pas destiné.

Étape 3 : Installez votre e-mail sur tous vos appareils

Étape 6 : Paramétrage de signature mail

Pour paramétrer votre signature d’e-mail, pas besoin d’être un génie du HTML. Vous pouvez utiliser tout simplement un générateur d’e-mail en ligne, et il fera pour vous une mise en page que vous n’aurez plus qu’à copier-coller dans votre signature d’e-mail. Je ne vais pas vous faire la liste de tous les sites qui propose ce service, mais vous en donner un qui pour moi est le meilleur : gratuit et facile à utiliser. Il s’agit de Signature Maker.

 

Conclusion

Pour conclure cet article, je dirais que plus vous aurez une allure professionnelle et plus vos prospect et clients auront d’avantage confiance en vous. Ils auront envie de faire votre promotion. Une signature d’e-mail design est obligatoire car elle vous assure une communication discrète dans tous vos échanges par e-mail, facilite votre indexation dans les boites de vos prospects/clients et vous permet de crédibiliser votre entreprise.

 

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